Per PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata, si intende un sistema informatico in grado di mettere in circolazione un numero illimitato di email dal valore legale. Dal punto di vista giuridico, la PEC è un sostitutivo digitale delle raccomandate con ricevute di ritorno. Ma l’email certificata, per caratteristiche legate alla sicurezza e alla certificazione, garantisce addirittura più vantaggi rispetto alle raccomandate. Per tali ragioni la PEC ha un valore intrinseco molto alto, tanto che sia nel settore sanitario che in quello finanziario viene utilizzata per girare delle comunicazioni delicate contenenti normative e regolamenti.
L’uso della Posta Elettronica Certificata è obbligatorio per le aziende e si sta diffondendo anche tra i privati, dati i vantaggi. A seconda della frequenza con cui si pensa di dover inviare una mail certificata il costo medio dei provider per questo servizio potrebbe essere decisamente alto ma fortunatamente le soluzioni per queste specificità non mancano. Nel sito www.letterasenzabusta.com, ad esempio, viene spiegato come si può avere la pec gratis e limitare le spese se si stima di utilizzare saltuariamente questo strumento. Dunque, si tratta di uno strumento telematico in rapida espansione e un numero sempre più cospicuo di persone se ne servono.
I vantaggi della PEC: è una vera necessità?
I vantaggi forniti dall’utilizzo della PEC sono molteplici e garantiscono una comunicazione di assoluta qualità. Il contenuto del messaggio scritto e inviato non può essere modificabile poiché sono presenti dei protocolli di sicurezza talmente avanzati da certificare il testo della email, in nessun modo manipolabile. Ciò risulta fondamentale quando le comunicazioni sono delicate e riguardano, ad esempio, la Pubblica Amministrazione o la cessazione di un’utenza. Tra gli altri benefici della PEC, ci sono dei costi sensibilmente inferiori rispetto all’invio di raccomandate poiché è un processo pienamente digitalizzato.
Oltre a preservare l’integrità del messaggio, la PEC rilascia una ricevuta ogni qual volta viene inviata una email digitale, così da assicurare il mittente di aver svolto correttamente l’azione. Allo stesso modo, viene generata una ricevuta di avvenuta consegna, ed ogni movimento è contrassegnato dalla data e dall’ora. In caso di mancato invio o mancata ricezione, viene tutto prontamente segnalato dal sistema informatico. In linea di massima, la PEC si erge a necessità qualora una persona è consapevole di dover gestire comunicazioni delicate con una certa frequenza.
Gli usi della PEC
Le email PEC sono a tutti gli effetti dei documenti digitali intrinseci di valore legale. Per far sì che ciò risulti valido, le comunicazioni devono essere conservate a norma di legge per 10 anni. Il funzionamento della PEC è molto semplice, siccome è piuttosto simile agli altri sistemi informatici di poste elettroniche, e non implica l’utilizzo di particolari hardware. Il contenuto di un messaggio va scritto e inviato a un destinatario munito di PEC. Una volta che i gestori di entrambi hanno verificato il testo in questione, avviene lo scambio delle comunicazioni. I tempi di tale operazione sono rapidissimi, e il mittente non deve far altro che accettare quanto gli è stato inviato, esattamente come avviene per le raccomandate.
Grazie alla PEC, si possono mandare in totale tranquillità documenti dal valore legale ai vari Enti e Pubbliche Amministrazioni. Lo stesso discorso vale per i documenti relativi a gare d’appalto, relazioni commerciali, assemblee da convocare e relazioni commerciali tra aziende. Ma non solo, tramite PEC possono essere inviati gli stipendi ai dipendenti, così come le comunicazioni ufficiali alle molteplici sedi operative interne a diverse strutture. Anche nell’uso privato la PEC ha delle funzioni, dato che può essere utilizzata dagli individui per poter avanzare richieste alle banche, per firmare documenti legati alle utenze e per fare ricorso su multe. Infine, la PEC è particolarmente utile ai liberi professionisti, anche se nella maggior parte dei casi è obbligatoria anche per loro.
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